您是否已找到合適的辦公室，工作坊或零售店鋪，並準備與業主協商租約呢？以下是有關商業租賃合同條款的完整指南，助您與業主協商最佳交易條款。
1. 面積
商用物業的面積一般有三個定義，即建築面積(G) 、可租用面積 (L) 和實用面積 (N) 。
實用面積
實用面積是指該單位內的可用面積，包括陽臺和其他類似的專用地方，但不包括公共地方，如樓梯、電梯井、大堂和公共廁所。 它還包括與其他單位共用的分間牆厚度的一半和該單位內的所有柱子。
這是對物業面積最清晰的表述，並可用於佔用成本的類比分析。
然而，只有不到1% 的辦公樓是以實用面積計算租金，其中包括香港置地的物業，如交易廣場、怡和大廈、遮打大廈、置地廣場等。
可租用面積
可租用面積是指該單位的實用面積 （即單位內的可用面積）加上公共地方的一定比例份額，包括廁所、電梯大堂和通道，但不包括該樓層的樓梯，電梯井和機房。 一般的實用率為75 至90% 不等。
可租用面積一向被許多著名的甲級摩天大樓使用，如國際金融中心一二期，中環廣場，太古廣場， 太古坊一號等。
建築面積
建築面積是在香港商業樓宇中最被廣泛使用的。 這是單位的總樓面面積，包括公共區域，如樓梯，電梯井，大堂和公共廁所的一定比例份額。 雖然它沒有確切顯示單位內的專屬可用面積，但它一定程度上反映了建築物的公共設施的多寡。 一個公共設施很少的舊唐樓其實用率可高達90%，而對於具有會所，寬敞大堂和衛生間的現代建築來說，實用率可能只有70% 或更低。
實用率
實用率是指將建築面積或可租用面積轉換成實用面積的比率。 雖然香港對此沒有法定標準且存在很大差異，但可租用面積的實用率通常約為75-90%，建築面積的實用率則約為65%-75%。
注意事項
根據香港法律，住宅物業業主是需要使用可售面積來推銷其房屋，但對非住宅物業就沒有這個限制。 雖然建築面積是在香港商業樓宇中最被廣泛使用的，但它並沒有標準的法律定義，因此不難看到許多在同一棟樓的同層單位的實用率可有所不同。 面積膨脹也是許多分散業權大廈的普遍現象，如力寶中心，海富中心等，租戶在對目標物業進行成本比較時必須小心謹慎。
專家建議
租戶不應盡信所引用的建築面積及其估算的實用率。 他們應該或在可信賴的租賃代理或空間審計師的協助下用實地測量或量度比例平面圖的方法計算出真正的實用面積用於類比目標物業的佔用成本。
對於購買尚未建成或分間的商用物業，投資者應嘗試要求賣方提供認可人士（AP）的證書，以確認真正的實用面積。
2. 租期
租約與短期許可
在香港租賃不同類型和大小的物業時，租期的差異是很大的。 它通常是以年為基本，但在某些情況下，如承租彈性辦公室，購物中心的售貨亭或快閃店，租期是可以以月為基本的。 對於按月為基本的短期租約，合同會稱為「許可證」而非「租約」，「許可期限」而非「租期」和「許可費」而非「租金」。 雖其性質相似，但租約與短期許可在對有關空間的佔用權的法律影響上是有所不同的。
租期長短
就香港的商業物業（即寫字樓、零售或工業物業）而言，面積低於10,000平方呎，通常的租期為兩至三年。 面積越大，租期越長。 較大的租戶傾向於獲得更長的租約，因為他們通常比小型或初創公司更成熟，更能規劃其對未來業務增長的要求。 較短的租賃期限在這個充滿活力的市場中提供了更大的靈活性，但縮短了裝修成本的攤銷期。 當在上升的市場趨勢下或涉及成功的零售品牌時，翻倍的續租租金在香港並不少見。 因此，租戶在談判理想的租約年期時必須權衡自己業務的所需。
租約含續租權或定期租金檢討條款
對涉及數萬平方呎或龐大設置成本的商用物業租賃，租戶往往會確保有超過三年但不多於十年的租約年期（香港業主通常很少接受十年或更長的租約期）。 由於租賃市場往往難以預測並且非常波動，因此長期租約通常會包含定期租金檢討的條款來釐定檢討租金的時間和細則，例如在第三、五或六年年底進行租金檢討並以當時公開的市場租金或以雙方於租約釐定的租金上限調整。 此外，這些長期租約也可以混合使用「定期租金檢討」和「續租權」的條款，例如，一份六年期的租約可以包含在第三年年底需作租金檢討並於六年租約到期時租戶有權續約三年。 簡而言之，較大的租戶總是處於一個更好位置與房東談判適合自己的租約年期。
真實案例
展豪集團有限公司是一間國際醫療集團，它租用華懋中心一期七層的租約年期就是由2016年起固定五年，並可選擇於到期后再續租五年。
3. 續租權
續租權為租戶提供在租約自然到期時以當時的公開市場租金或以雙方於租約釐定的租金上限續租，一般為期一至三年。 通常該續租權的最後執行期限（通常在租約到期前六個月）和市場租金的釐定方法（通常通過仲裁或由獨立專家確定）在租約會有所規定。
注意事項
雖然這續租權對租戶大多有利，但租戶還是有一些訣竅要注意的。 當涉及到執行續租權的最後期限時，房東可能會故意推遲與租戶就續租租金達成協定，令租戶可能被迫在未有釐定新租金的情況下執行續租權。 一旦執行，租戶必須續租，它將成為類似於定期租金檢討的情況。 如雙方未能就續租租金達成協定，則將按照租約規定進行仲裁或由第三方專家裁定。 由於大業主大多傾向於只登記那些有利於自己的租賃個案，因此由獨立專家裁定的最終公開市場租金可能只基於那些不能完全反映市場真相的租賃證據。 此外，租戶必須注意業主和專家之間的任何潛在利益衝突。 專家可以是業主一個或多個房產的獨家代理或物業管理公司，這可能會導致他作出向房東傾斜的決定。
專家建議
租戶應在執行續租權截止日期前至少提前一到三個月計劃和採取行動，並在值得信賴的租賃專家協助下，利用市場上所有可行的替代方案，迫使房東在執行此類續租權之前就續租租金達成協意。
4. 定期租金檢討
對於超過三年的長期租約，房東通常會要求加入定期租金檢討條款，在雙方商定的年份到期時檢討並釐定新租金，例如，在第三，五或六年的年終用當時公開市場租金或以雙方於租約釐定的租金上限調整租金。 它與「續租權」不同，因為租戶不能出於任何原因選擇終止租約。 如果雙方對續租租金有爭議，將按照租約的規定進行仲裁或專家裁決。
仲裁與專家裁決
專家裁決是市場普遍採用的方式，因為它比仲裁更為便宜和簡單。 在這個過程中，一個獨立的第三方專家（通常是測量師行）被任命為專家以公開市場租金為依據作出保密和具有約束力的裁決。該任命的方法通常在租約有所釐定或根據專業提名機構（如RICS）規定的任命和規則。 費用通常由各方平均分擔。
與專家裁決不同，仲裁是指定一名仲裁員根據當事人提供的證據和論點進行判斷和裁決，過程需要雙方做出陳述。 除了指定仲裁員的費用外，雙方當事人一般還需要委任代表（通常是測量師行）來收集和提交有利於自己的租賃證據。如租金檢討條款極其複雜; 所涉租金巨大或物業類型獨特，則仲裁方式可能會更為合適。
注意事項
大業主一般對租賃證據有相當大的控制，他們傾向只登記有利於自己的租賃個案，或者在某些情況下，將一些不利於自己的租賃條款納入單獨的協定，例如，漫長的免租許可期或大筆的裝修津貼。所以由獨立專家確定的最終公開市場租金可能只可基於那些不能完全反映市場真相的租賃證據。
此外，租戶必須注意房東和專家之間的任何潛在利益衝突。專家可以是業主一個或多個房產的獨家代理或物業管理公司，這可能會導致他作出向房東傾斜的決定。
專家建議
測量師行的大小 - 租戶在與房東選擇哪個獨立第三方專家時務必小心謹慎。 一些高明和有經驗的租戶可能會傾向選擇那些在租賃和物業管理領域業務有限或沒有業務的小型但知名的測量師行。
租金上限 - 租金上限是一種限制租金增加百分比的機制。如能成功將租金上限納入租金檢討條款將可大大降低租金檢討過程中的風險。
租金檢討與續租權 – 從租戶利益的角度，「續租權」在靈活性和租戶在租賃談判過程中可以利用的策略方面總是比「租金檢討」為好。 在經驗豐富的代理協助下，租戶可採用及時和有效的策略，通過利用市場上所有可行的替代方案向房東施壓。 因此，在構建初始租賃要約時，租戶可以先嘗試加入續租權， 如果最終以後者即租金檢討為最終方案，加入租金上限可能也是一個解決方案。
5. 中止合約條款 / 銷售及重建條款
中止合約條款
「中止合約條款」允許租戶或房東在租約自然到期之前的某個時段在通常沒有罰則的情況下終止租約。 在香港的商業租約中，「中止合約條款」主要適用於租客，而租客有權在最短佔用期結束后（例如三年固定租約的第二年年底）以書面形式向房東發出不少於三到六個月的書面通知，以終止租約。 就商業業主而言，中斷條款通常表現為「銷售及重建條款」，在香港大部分單一業主樓宇中均有出現。
專家建議
香港的大多數商業業主往往只接受至少兩年的固定租約。 對那些需要較短租期以迎合擴張計劃或不可預測的經營環境的中小企業或初創公司，他們可以嘗試以此條款與房東就租期找出一種妥協方案。
銷售及重建條款
大多數涉及大業主的商業租約都可能包括「銷售及重建條款」，該條款授予房東在單方面決定重建，翻新，保護，重新設計或出售該建築物時有權提前數月（通常為六個月）通知房客終止租約。
一般而語，單一產權建築物的大業主很少行使這一條款，因為計劃重建開發建築物需要數年時間，因此他們有足夠的時間來安排租約。 如果是出售，新業主通常是購買建築物以獲得租金收益的投資者，也沒有理由執行此條款。
儘管如此，仍然存在執行這一條款的個案，這些案例無疑對那些剛剛在設置和裝修上花費了巨額投資的租戶造成了沉重打擊。 因此，租戶在接受此條款前必須權衡其潛在風險，並應進行市場調查，就目標物業有否已在市場上傳播的任何重建消息尋求專家建議。
專家建議
一旦「銷售及重建條款」在單一產權建築物中被採用，在任何新租約中都很少看到任何取消該條款的空間。租戶可以採取的唯一緩解措施是與業主協商更長的終止租約通知期，或要求部分裝修費用賠償若該條款是在租賃期限的指定時間點之前執行。
6. 轉租權
為了保護業主的財產，大多數租約都會明確禁止租戶轉租有關物業的部分或全部於他人，但較大的租戶可能能夠獲得對一定比例的租賃空間的轉租權以應對未來市場環境或其合夥結構的變化。 它的執行通常要經過業主的批准，通常租約會有明文指出業主可否不合理地拒絕這種請求。 從此類轉租中獲得的任何利潤租金將由業主完全單獨或按雙方預定的比例分享。
7. 第一優先租用權
「第一優先租用權」是租用某指定物業的優先權。 如果房東收到其他方的真正要約租用此類指定物業，則房東需要向擁有該優先權的租戶發出書面通知，以確認他們會否行駛該優先權以租約訂明的規則首先租用該物業。 除了第一優先租用權外，順序還可以有第二或第三優先權。
注意事項
單一產權建築物的業主在其租賃策略中總是會在多層和大租客之間創建所謂的緩衝區，並將租用這些緩衝樓層的單位的優先權授予這些大型佔用者，以滿足他們未來的擴展需求。 因此，租用這些緩衝樓層的租戶必須意識到租約到期時可能會被迫遷的潛在風險。
8. 租金
香港的租金一般是按月提前支付並通常是固定在整個租賃期內的，但它也可以在租賃期內的指定時間根據租約條款增加或根據營業額以預定的比率計算。
營業額租金
就商場內的零售物業而言，除固定基本租金外，一般亦會以租戶的零售營業額以預定的比率計算營業額租金。 通常如它在特定時段內超過雙方議訂的門檻(可以是基本租金或雙方共同商定的固定數額) ，超出的金額將成為營業額租金。
有效租金/有效實用尺租
為了在同一基礎上比較不同的物業選項，應使用有效租金即包括免租期的平均每月租金。 為了更精確地比較，更可使用有效實用尺租計算每尺實用面積的平均月租。
9. 管理費
管理費一般是按月由租戶提前支付，並可在租赁期内由管理公司不時作出調整。 它通常包括中央空調費用(如有)，公共區域清潔以及與公共區域相關的所有其他支出。 其費用通常以物業的實用面積標準化計算並采用於整棟大樓，但需要額外服務的單位除外，例如，需要更長的空調服務或額外的保安服務。
管理費雖然本質上是不可協商的，但對使用較長中央空調的零售租戶來說，業主可能會提供不同的套餐供租戶選擇。
10. 差餉與地租
差餉
香港所有物業的業主都需要繳納差餉，並按物業每年應課差餉租值的5% 計算。然而這筆費用在商業租賃中一般會轉移給租戶支付。
差餉寬免 – 政府有時會因應不同的經濟環境給予不同程度的差餉寬免。 例如，政府將對2022年4月至2023年3月的差餉作出寬免。 就每宗非住宅應課差餉物業寬免首兩季（2022年4月至2022年9月）差餉，每季上限為5,000元，而後兩季（2022年10月至2023年3月）則每季上限為2,000元。 如應課差餉的季度差餉不超過差餉寬免的上限，則該季度無需付款。
地租
地租適用於新界和新九龍（界限街以北）的物業，或是在1985年5月27日或以後獲批或獲續期土地契約的港島和九龍物業。它對業主徵收，但這筆費用在商業租賃中一般會轉移給租戶支付。 稅率為物業應課差餉租值的3%，並隨應課差餉租值的變化而調整。
11. 免租期
免租期是租約中影響總佔用成本的關鍵因素之一。 這優惠不僅是為了裝修工作，也是一種租金打折的方式。 在不同的經濟條件下，其長短差異很大，並且與租約年期，物業面積和起租期有着密切的相關。 對於高達數萬平方尺的大型辦公樓或空置率高的商廈，精明的租戶在租賃專家的協助下，可能能夠實現超過12個月的免租期並在租賃期內分階段執行。
免租許可期
免租期可以用「免租許可期」的方式實行，其性質幾乎與免租期相同，其主要區別在於其沒有寫進租約內並用附加許可證書簽署。 在經濟不景的時期，它可以為業主提供更大的靈活性，一方面去考慮不利的租賃條款，另一方面可以保持整體較好看的租金水平。 這些較好看的租金水平在續簽同一建築物中所有租約時具有非常大的意義，對資產的估值也是如此。
專家建議
由於租戶不容易從市場新聞中獲得免租期等優惠措施的數據，因此尋求具有全面市場覆蓋的租賃專家幫助能助您真正瞭解業主的取態，並在提交租賃要約之前構建有效的談判策略。
12. 裝修補貼
「裝修補貼」，也稱為「租戶改善工程津貼」，是房東向租戶補貼的最高裝修金額，用於支付與租戶對租用物業所進行的裝修工程的直接相關費用，但一般不包括傢俱或其他搬遷費用。 租戶仍須使用自己的資金來初步支付施工費用。 工程完成後，這種津貼將在單據證明下實報實銷。
儘管在香港的寫字樓租賃並不常見，但一些單一產權建築的大業主在經濟衰退期間將其用作行銷工具之一。 至於新商場為儘快吸引人流量並加快整體租賃進度，業主也會用這項津貼與主力品牌談判。
13. 印花稅和法律費用
印花稅
一旦正式簽署租約，印花稅將需在三十天內支付，否則如果雙方在以後提交註冊申請，則可能面臨罰款。但是，法律並沒有強制要求所有租約都必須蓋章，但租約蓋章實際上是保護房東和租客雙方在將來如遇爭議時可以使用的法定證據。
商業租賃的印花稅通常由房東和租客平分，並按租期計算如下：
無限租期：平均年租的 0.25%
租期 <= 1 年：平均年租的 0.25%
租期 > 1 年及 <= 3 年：平均年租的 0.5%
租期 > 3 年：平均年租的 1%
每次加蓋印花需額外支付港幣 5 元的影印費。
逾期付款罰款
對於上述超過三十天的過期註冊申請，將收取以下相應罰款：
逾期 <= 1 個月：應繳印花稅的 2 倍
逾期 > 1 個月及 <= 2 個月：應繳印花稅的 4 倍
逾期 > 2 個月：應繳印花稅的 10 倍
法律費用
房東和租客在準備和審查租約時通常會自行承擔自我的律費用。 然而，對於許多涉及單一業權建築物的租賃，大業主如華懋集團、信和集團等，可能會要求租戶支付業主的一半律費用，即使租戶本身也可能聘請他們的代表律師。
14. 保證金
租戶通常需要支付相當於三個月租金，管理費和政府差餉的保證金以租賃任何涉及大業主或投資組合業主的物業。 但對於分散業權的物業，有時可以協商至最低兩個月。 該保證金將在整個租約期間由業主持有，不計利息，並在租戶履行所有租約條款（包括支付所有有關租賃物業的租金和帳單）后在租約到期時退還。
對於新公司或註冊資本較低的公司，房東可能會額外要求長達六個月的保證金。 在某些情況下，房東可能會接受由銀行擔保在租戶違約的情況下才由銀行支付此保證金，這是一種由貸款機構提供的金融支援。 由於租戶在房東帳戶中的保證金是免息的，如果可能的話，從租戶的角度來看，安排銀行擔保應該是比較好的，因為在自己銀行的存款是可以賺取利息。
15. 保險
大多數業主會要求租客購買一定金額的財產保險，以彌補因火災、水災、打破幕牆玻璃等引起的第三者責任。
16. 裝修押金及批圖費
裝修押金
裝修押金是租戶在裝修工作開始前支付給物業管理部門的押金。 在裝修工程完成後，扣除（如有）任何費用或損毀賠款，可退還給租戶。 其基礎沒有標準，但通常與建築物等級，物業大小和相應業主或物業管理公司的政策有關。
批圖費
在開始施工之前，大多數工程的施工圖則都需要獲得房東或管理公司的批准。除獲豁免外，租戶可能需支付該批圖費。
裝修保險
租戶可能需要購買一定金額的裝修保險，以保護在裝修租用物業期間可能導致對自己或第三方的損失或損壞。
17. 擔保
儘管大多數有限公司都不歡迎這個擔保條款，但香港越來越多的單一業權建築物的業主可能都會要求承租公司的董事提供個人擔保，特別是對於那些小型和新成立的公司。 擔保人需對承租公司任何毀約行為負責。
18. 收樓條件和還原條款
收樓條件
收樓條件因建築物和等級而異。 對於統一業權的甲級寫字樓，一般會提供砂漿地台及已安裝的完整天花系統，包括假天花板、燈箱、灑水系統及中央空調管道。 一些較新的建築物也可能提供高架地台系統。 至於零售店或分散業權的辦公樓，常見收樓條件可以是裸殼或帶前租戶留下的裝修。
還原條款
在租約到期前，租客需要根據租約的還原條款自費還原租用物業到雙方預定的狀態，它可以是良好且可承租的「裸殼」狀態，也可以是其原始的收樓狀態。對於統一業權的物業，不管原來的收樓狀態是帶前租戶留下的裝修，標準規定通常是要求還原到「裸殼」狀態。 由於甲級寫字樓的還原工程費動輒每平方呎高達港幣150元，租戶應清楚瞭解在租約到期時還原條款的規定。
專家建議
為了節省還原成本或從環保角度出發，租戶可以在租約到期前幾個月向地產代理推銷他們的物業，並積極主動地協助地產代理或業主準備行銷材料，如現場相片或VR拍攝。 如有新租戶願意接受現有的裝飾並與業主簽訂新約，則新租戶也將承擔你的還原責任。
19. 停車位
核心商業區的停車位通常不足，並非每座辦公樓都有內部停車設施。對於那些具有這種設施的統一業權建築物，大租戶可以要求保留有限數量的固定或浮動停車位，並根據議定條款簽署獨立許可協議書。
20. 租約條文
統一業權建築物的租約條文通常會使用適用於整棟建築物的所有單位的標準條款。 業主通常不會接受重大改動，因為它是交樓后對業主的主要保障，它有必要應對太多未知的可能性和不同的租戶，當中必定涉及一些問題租戶。
對於分散業權的物業，租約條文會相對簡單，它可以由租賃代理，房東律師，或者只是從附近的書店購買。 由於香港在執行合約法方面享有盛譽，因此業主和租客均受相關法例的良好保障。