為您的新業務租用新寫字樓是對您、您的員工和您的客戶的長期一個承諾。 這是一項複雜而耗時的工作，從需求識別到完成裝修工程和搬入需要一個精心計劃的時間表。這裡有一個詳細的指南來引導您完成整個過程。
1. 確定您的所需
你需要多少空間
在一切開始之前，您需要確切地知道您的業務(即您、您現有的員工和預計的招聘、您的訪客或客戶以及您想要的設施如食品儲藏室、接待處、服務器機房甚至健身房，嬰兒護理室等)，以實用面積計算需要多少空間。空間要求因行業而異。例如，一家律師事務所的律師需要獨立處理機密案件並在辦公室與客戶會面，可能需要比軟件公司更多的私人房間，因為軟件公司的成員必須在創意項目上協作工作。隨著過去十年靈活和開放式工作模式的趨勢，人均辦公空間一直在縮小。您可以權衡開放空間辦公室的好處，並確保私人辦公室與開放空間的比例設計為支持員工對協作和安靜工作的要求。以下是一些粗略的工業標準，用於估算每人的平均空間。
低密度
• 投資銀行
中密度
• 律師事務所
• 零售銀行
• 科技公司
高密度
• 保險公司
• • 房地產代理
• 貿易公司
應該選擇哪個地區
香港是世界最大的商業中心並吸引了不小本地和跨國大公司在此落戶。這裡有非常多不同檔次的寫字樓在不同商圈可供選擇。 以下是每個分級的詳細信息。
3A級
只有少數建築物屬於這一一流類別。 它們都是先進而令人印象深刻的摩天大樓，位於主要商業區的黃金地段，具有宏偉豪華的大堂；傀麗裝修；超過20,000平方尺的超大樓層；智能電梯服務系統；智能門控系統和充足的停車設施。 除2018年分層出售的中環中心外，所有這些摩天大樓均由單一業主或少數投資組合業主擁有，可保證專業管理和一致的租戶組合政策。 它們是世界上最能體現優越性的辦公樓，被著名的跨國公司和金融機構佔據。 如果門面在您的行業中佔有很重要的位置，那麼這裡也許是您的合適之選：
2A級
2A級建築就是那些與 3A 級建築類似的現代建築。 它們也有宏偉的建築外觀，但規模較小，每層樓面面積約為 10,000 至 20,000 平方尺。 它們大多數是單一產權或由少數投資組合業主擁有，以確保有效的物業管理和建築物維護。 這些建築遍布香港的中心商業區和分散的商業區，並為除了最賺錢的金融機構之外的更廣泛的公司提供了享有盛譽的地址。 下面列出了一些此類型建築物。
A級
甲級建築也是令人印象深刻的建築，寬敞的大堂和樓面面積從 6,000 至 20,000 平方尺不等。其中一些因設施老化或因分層出售後對建築物維護和租戶組合的質量造成一定程度的不利影響從 AA 級降級下來的。 此類建築物包括：
A 級(甲級)寫字樓出租
2B級
2B 級建築是那些較新的現代建築，其樓面面積為幾千平方尺，大堂面積適中，有充足的公共設施，每個洗手間有幾個廁隔，以及足夠數量的乘客和服務電梯。 雖然它比甲級商廈低一級，但提供的平均租金水平比較低吸引了最多的企業。
B級
B 級建築是指那些小的現代建築，公共設施有限，大堂只有一名管理人員，每層有兩個單隔廁所。 它們還包括由於建築設施和質量隨時間貶值而從2A 級建築降級的建築。
C級
C級建築是指基礎設施陳舊，裝修粗糙，需要大量維護或改造的小舊建築。 它的公共設施有限，大堂只有一名管理人員，每層有兩個單隔廁所，並且沒有停車設施。 這些建築物的租金通常很便宜，但也有許多例外。由於許多這些建築物都位於香港的黃金地段，為美容院、酒吧、樓上餐廳、美髮店、健身房、診所等半零售企業提供了理想的場所。然而，這些辦公室也是新創公司或作為後台辦公室的理想選擇。
你的預算是多少
租用辦公室是一項長期承諾，需要一個可靠的預算計劃，以避免任何錯誤計算導致對損益表的不良影響。你的預算不僅僅是租金，而是要包括管理費、押金、保險、裝修、搬遷、還原工程等各種費用在內的總佔用成本。 為了使您的預算合理，網絡上的初步研究有助於深入了解市場上的此類價格範圍。 為了讓生活更輕鬆，您可能只需致電一個值得信賴的房地產經紀人，即可輕易地獲取各種實時數據。
裝修成本是預算中的關鍵要素之一。 儘管近年香港寫字樓租金呈下降趨勢，但通脹和建築工人短缺一直使裝修成本居高不下，以租期為兩年攤銷計算後，其可佔總佔用成本的 30%。
為了節省這筆巨額的裝修成本，樓盤覆蓋廣的房地產代理可能會幫助您找到只需要稍作改動的帶裝修寫字樓助您節省成本。
此外，租戶可考慮採用近來廣被採用的開放式設計，若相關物業有業主提供的即租即用的基本設施，例如全天花系統，則可大大減少對大規模建築工程的需求。 較小的變更也意味著搬遷方案的雙租金建設期更短，租約到期後需要進行的恢復工作更少。 最後，在商務中心挑選現成的辦公空間或靈活的聯合辦公空間，可以節省所有裝修成本，並允許立即入住。 這些靈活工作場所的租金是按工作空間計算的，通常定義為一張私人辦公桌，並包括互聯網連接、會議室使用、複印和接待服務的基本配件和設施計劃。 這類在中環甲級商廈的2-3個工位的價格約為20,000至35,000港元，中環以外則為15,000港元。
遷入時間
收樓日期應妥善計劃，以便業主有足夠的時間批准工程、裝修、進行還原工程和搬遷。在估算建築工程的完工時間時必須充分考慮一些節日因素，例如農曆新年假期，以及 一些大業主或管理公司的官僚作風也可能會延誤審批和施工過程，盡快聘請有信譽的裝修公司策劃您的裝修工程。根據您裝修的複雜程度，3,000-6,000平方尺的裝修時間一般可能需要一個半到兩個半月，還需預留額外半個到一個月進行還原工程。
2. 設置清晰的時間線
確認完所有要求後，必須制定詳細的時間表，其中包含明確的里程碑和關鍵日期，以管理從開始到完成的整個過程。 對於續租或搬遷的情況，該過程最好在租約到期前 6 到 12 個月開始，預留更多的時間與業主爭取最佳續租條款。 以下是租用新辦公室的時間表示例。
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3. 直接找房或聘請租賃專家
隨著多媒體技術的進步，您可以通過在網絡上預覽樓盤照片、平面圖、視頻或 VR 文件來更有效、更透明、更全面地篩選出您的潛在目標。 雖然更耗時，但在網絡上找出單一業權物業的業主的聯繫方式並不困難。 但為什麼市場上還是有很多公司雖然和房東關係良好，續租時也會選擇聘用租賃代理，搬遷辦公室就不用多說了。一個地產代理在這個信息透明的時代是有什麼魅力可以留客戶的呢？ 答案很簡單， 這不僅僅是他們擁有多少樓盤覆蓋面的問題，而是他們在市場上的經驗和知識，您可以利用這些經驗和知識以更低的風險進行更好的交易。
以下是租賃專家如何幫助您在租賃寫字樓時獲得最佳交易並避免重大錯誤
節省您的時間
具有全面市場覆蓋的優秀代理商可以縮小您的目標列表，有時只需猜測即可讓您從不切實際的期望中恢復過來，為您節省寶貴的時間。 他不會亦不應該像導遊一樣帶你從南到北尋找沒有價值的地方，而是根據你的實際需求，你的真正目標，即使你自己也可能無法完全察覺得到。
了解真實報價
商業租賃的條款可能相當複雜。 諸如免租期、許可期、定時租金檢討、中止合約條款、銷售和重建條款、還原條款、轉租權、裝修補貼、第一優先租用權等等，對於新租戶只看出租表上的租金來說，這些條款可能比較陌生，並很難了解當中的實況。 但通過可靠的租賃專家，您可以了解目標樓盤出租的實況，這對隨後擬定的談判策略至關重要。
強化你的談判地位
談判就是利用競爭。無論是續租還是新租約談判，有卡在手才有發言權。 一位老練的租賃專家可以幫您通過利用市場競爭（不管是真或假的替代方案）來帶領整個談判節奏。 即使替代方案的租賃優惠被誇大了一點，它的煙幕效應也會往往帶來最終條款的顯著改善。 從房東的角度來看，代理意味著市場替代品，替代品意味著租賃競爭。 從租戶的角度來看，代理意味著租金折扣，優秀的代理意味著更大的折扣。
最大程度地降低犯下重大錯誤的風險
商業租賃涉及許多程序、流程和專業人士。地產代理的作用就像一個項目經理在每個階段協調各方和不同的事情，從而避免因錯過時機而導致交易告終。
租賃協議通常很複雜，條款有時對租戶不利。 一個可靠的代理人如遇到魔鬼細節時也會提醒你，例如，你所選擇的物業有著廣泛流傳的重建新聞，而它的租約又帶有銷售和重建條款。 經驗豐富的租賃專家確切地知道一般租約的合理結構，並且可以在您簽署之前提前通知您任何異常情況。
4. 實地考察
實地考察可能是一種令人筋疲力盡的體驗，尤其是在炎熱的夏季和雨天。 今天的技術幫助我們通過 VR 和圖片在桌面上進行預覽，因此我們可以立即過濾掉那些不合適的選項。 不要浪費時間考察絕對不適合的樓盤上，而是將注意力集中在那些非常適合您的業務需求的選項上。
在實地考察之前，請預先準備一份清單，列出您對任何檢查的物業必須滿足的一系列要求， 並必須攜帶物業平面圖。
5. 協商合同條款
一旦確定了理想樓盤，請與您的代理人討論，根據您的要求和市場條件（包括空置水平和類似的其他選項）制定有效的談判策略，以獲得最佳條款。 同時談判次優方案也能為主談判提供有效的籌碼。 關於如何協商商業租賃的基本合同條款，點擊這裡 獲取詳細指南。
6. 聘用室內設計公司或裝修承包商
翻新辦公室是一個複雜的過程。最好在您開始實地考察後立即開始，否則您可能最終在場地移交幾個月後也未能開始施工，白繳租金。
根據您的預算和工程範圍，您可以選擇聘用室內設計公司或裝修承包商。如果您選擇的辦公室只需要小修小補或一些新的固定裝置，您可能不想聘用室內設計公司並支付額外費用。裝修承包商可能更適合。但是，如果您要進行重大裝修，請不要高估您處理整個項目的能力和時間，這確實需要技能和專業知識來應對以下工作：
- 為設計部分提供建議
- 向管理公司申請所有裝修圖則的審批
- 協調眾多指定和非指定承包商
- 安排不同部分的工作流程
- 發現和解決進度瓶頸
- 監控和控制交付質量
- 代購家具和裝置
- 確保準時交付
無論是裝修承包商還是室內設計師，都要小心避免裝修騙局，聘用不良的裝修公司。在簽署任何內容之前，務必詳細檢查並避免任何付款。嘗試從朋友那裡獲得推薦，並比較不同的報價以揭示任何好得令人難以置信的報價。在工程進行間定期索取進度報告以確保一切盡在正確的軌道上。